Jak wypełnić formularz KRS-ZM? Wzór i najważniejsze zasady

Formularz KRS-ZM służy do zgłaszania zmian dotyczących oddziałów przedsiębiorcy do Krajowego Rejestru Sądowego. W artykule wyjaśniam, jak prawidłowo go wypełnić, które informacje i załączniki przygotować oraz na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów. Przedstawiam też wzór formularza i omawiam najważniejsze zasady jego składania.

Wyróżnione informacje:

KRS-ZM był załącznikiem do zgłaszania zmian kodów PKD.
W 2026 r. zmianę zgłasza się elektronicznie przez PRS lub S24.
Kody PKD, w tym przeważający, wpisuje się bezpośrednio we wniosku.
Dołącz dokumenty potwierdzające zmianę i zadbaj o wymagane podpisy.
Po wpisie sprawdź obowiązek aktualizacji danych w NIP-8 i CRBR.

Formularz KRS-ZM służył podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS do zgłaszania zmian przedmiotu działalności. Pozwalał zastąpić całą listę rodzajów działalności nową albo usunąć wybrane pozycje i dodać kolejne. Zmiana obejmowała kody PKD ujawnione w rejestrze, w tym kod działalności przeważającej.

KRS-ZM stanowił załącznik do głównego wniosku o zmianę danych. Spółka z o.o. dołączała go do formularza KRS-Z3, a inne podmioty — do właściwego dla siebie wniosku. Jeśli zabrakło miejsca na kody, należało dołączyć kolejne egzemplarze załącznika. W wersji papierowej pola wyboru oznaczało się znakiem „X”, a formularz wypełniało po polsku, czytelnie i drukowanymi literami; niewypełnione pola również wymagały oznaczenia.

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie, więc papierowy KRS-ZM nie służy już do zgłaszania zmian. Kody PKD dodaje się lub wykreśla bezpośrednio we wniosku elektronicznym, wskazując także działalność przeważającą. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy kody odpowiadają podjętej uchwale i aktualnemu zakresowi działalności.

Zmiana PKD bez zbędnych opóźnień — PRS czy S24?

Wniosek składa się przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) albo system S24. PRS służy m.in. spółkom, których umowę zawarto u notariusza. Z S24 można skorzystać, jeśli spółkę założono na wzorcu umowy w tym systemie i później nie zmieniano umowy poza S24. Wniosek może przygotować osoba posiadająca konto, ale podpisują go osoby uprawnione do reprezentacji lub pełnomocnik procesowy — adwokat albo radca prawny. Do wniosku dołącza się elektroniczne dokumenty potwierdzające zmianę, najczęściej uchwałę.

Opłata sądowa wynosi zwykle 250 zł przy zgłoszeniu przez PRS i 200 zł w S24. Sąd rozpoznaje wniosek orientacyjnie w ciągu 7 dni w PRS lub 1 dnia w S24, jednak wezwanie do usunięcia braków może wydłużyć postępowanie. Nieprawidłowy lub niekompletny wniosek sąd może zwrócić. Po wpisie trzeba też zaktualizować dane uzupełniające w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8 — w ciągu 21 dni od wpisu — oraz dane w CRBR — w ciągu 7 dni od dokonania zmiany.

Jak zgłosić zmianę przedmiotu działalności w KRS

Zmianę kodów PKD zgłoś elektronicznie w systemie odpowiednim dla sposobu założenia spółki. Nie składaj papierowego formularza KRS-ZM — dawniej służył on do wykazywania kodów PKD przeznaczonych do wpisania lub wykreślenia.

Określ zakres zmiany. Zdecyduj, czy zastępujesz dotychczasowe rodzaje działalności nowymi, czy tylko dodajesz albo usuwasz wybrane kody PKD. Wskaż też działalność przeważającą.
Wybierz właściwy system. Złóż wniosek w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), jeśli umowę spółki zawarto u notariusza. Skorzystaj z S24, jeśli spółkę założono na wzorcu w tym systemie, a jej danych nie zmieniano później przez PRS ani poza S24.
Wpisz kody PKD we wniosku. Po zalogowaniu wybierz wniosek o zmianę danych i uzupełnij część dotyczącą przedmiotu działalności. Zamiast formularza KRS-ZM podaj kody bezpośrednio w formularzu elektronicznym.
Dodaj dokumenty potwierdzające zmianę. Załącz wymagane uchwały i inne dokumenty jako osobne pliki. Dokumenty elektroniczne opatrz odpowiednim podpisem, a papierowe zeskanuj i poświadcz zgodnie z zasadami dotyczącymi osoby podpisującej wniosek. W S24 dodaj również dokument zmianowy przygotowany na podstawie formularza systemowego.
Podpisz i złóż wniosek. Podpis składają osoby uprawnione do reprezentacji albo ustanowiony pełnomocnik procesowy. Jeśli wniosek przygotowała inna osoba, powinna udostępnić go uprawnionemu użytkownikowi do podpisu. Następnie wniosek składa osoba, która go przygotowała.
Opłać wniosek i zaktualizuj pozostałe dane. Opłata sądowa wynosi 250 zł w PRS i 200 zł w S24. Po wpisie zaktualizuj dane uzupełniające w urzędzie skarbowym, zwykle na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni. Zaktualizuj też dane w CRBR w ciągu 7 dni, jeśli zmiana ich dotyczy.

Jak wykazać nowe i wykreślane kody PKD we wniosku

Przy zmianie zakresu działalności spółki wskaż we wniosku do KRS kody PKD, które chcesz dodać, oraz te, które należy wykreślić. Złóż wniosek elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) albo system S24 — o ile spółkę założono w S24 i później nie zmieniano jej danych w innym trybie. Kody wybiera się bezpośrednio we wniosku; KRS-ZM nie składa się jako osobnego papierowego formularza.

Najpierw przygotuj listę zmian: oznacz nowe kody do wpisania, a nieaktualne — do wykreślenia. Wskaż też działalność przeważającą i pozostałe rodzaje działalności, zgodnie z faktycznym profilem firmy. Możesz dopisać kilka pozycji, usunąć wybrane kody albo zastąpić cały dotychczasowy zestaw. Porównaj planowaną listę z aktualnym wpisem w KRS, aby ograniczyć ryzyko pomyłek.

Aktualny wpis w KRS powinien odzwierciedlać rzeczywisty profil działalności spółki. Przed złożeniem wniosku dokładnie sprawdź kody PKD oraz wymagane dokumenty.

Błąd we wniosku lub załącznikach może wstrzymać zmianę wpisu

Zaloguj się do właściwego systemu, wybierz zmianę danych spółki i przejdź do sekcji dotyczącej przedmiotu działalności. Dołącz dokumenty potwierdzające zmianę, na przykład uchwałę wspólników, jeśli wymaga jej umowa spółki lub przyjęty tryb. Dodaj każdy dokument jako osobny plik i zadbaj o jego podpis elektroniczny: kwalifikowany, zaufany albo osobisty. W PRS formularze papierowe nie zastępują wniosku online. Zasadniczo nie dołącza się też umowy spółki zawartej u notariusza — zamiast tego podaj identyfikator aktu w CREWAN.

Przed wysłaniem sprawdź, czy wykreślane kody widnieją w aktualnym wpisie, a nowe mają właściwe oznaczenia i przypisano je do odpowiednich kategorii. Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji albo pełnomocnik procesowy będący adwokatem lub radcą prawnym. Następnie osoba przygotowująca wniosek składa go w systemie po zebraniu podpisów. Przejrzyj wszystkie pola i załączniki oraz upewnij się, że uchwała obejmuje zgłaszane zmiany — błędny wniosek może zostać zwrócony.

Wskazówka: przed wysłaniem wniosku porównaj listę kodów z aktualnym wpisem w KRS — wykreślaj tylko kody już ujawnione, a nowe przypisz do właściwych kategorii działalności.

Jak prawidłowo wypełnić pola i podpisać załącznik KRS-ZM

Za pomocą KRS-ZM zgłasza się zmianę przedmiotu działalności podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców: można wykreślić dotychczasowe kody PKD, dodać nowe lub zrobić jedno i drugie. Wnioski do KRS składa się jednak elektronicznie — informacje o działalności uzupełnia się w PRS albo S24, zależnie od tego, jak założono spółkę i w jaki sposób później zmieniano jej dane.

W PRS wybierz wniosek o zmianę danych, wskaż podmiot i przejdź do sekcji dotyczącej przedmiotu działalności. Następnie wpisz kody PKD zgodne z aktualną klasyfikacją, oznacz działalność przeważającą i pozostałe rodzaje działalności, a przy usuwanych kodach wybierz opcję wykreślenia. Sprawdź też zgodność opisu z uchwałą lub innym dokumentem stanowiącym podstawę zmiany. Z S24 skorzystasz tylko wtedy, gdy spółka powstała w tym systemie, a jej danych nie zmieniano później poza nim.

Jeśli wypełniasz papierowy wzór KRS-ZM, używaj języka polskiego i wielkich, czytelnych liter — wpisuj dane na komputerze, maszynie lub ręcznie. W polach wyboru stawiaj X, a w odpowiednich rubrykach podaj dane podmiotu oraz kody i nazwy działalności do ujawnienia lub wykreślenia. Gdy zabraknie miejsca, dołącz kolejny egzemplarz załącznika, a niewykorzystane pola wypełnij zgodnie z instrukcją. Przed złożeniem podpisów porównaj każdą pozycję z treścią uchwały.

Podpis to nie wszystko — zgłoszenie musi jeszcze trafić do sądu

W papierowym formularzu podpisują się osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS; podpisy składają w części przeznaczonej dla wnioskodawców. Wniosek elektroniczny podpisuje osoba uprawniona albo ustanowiony pełnomocnik procesowy, używając podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego. Osoba przygotowująca wniosek może udostępnić go do podpisu, ale po podpisaniu musi jeszcze wysłać go w systemie.

Dołącz dokumenty potwierdzające zmianę, na przykład uchwałę wspólników, jako osobne pliki. Dokument elektroniczny opatrz właściwym podpisem elektronicznym. Dokument papierowy możesz załączyć jako skan lub zdjęcie, ale w określonych przypadkach oryginał albo notarialnie poświadczony odpis trzeba dosłać do sądu w ciągu 3 dni od złożenia wniosku. Przed wysłaniem sprawdź kompletność załączników, poprawność kodów PKD i zgodność podpisów z zasadami reprezentacji spółki, ponieważ błędne zgłoszenie może zostać zwrócone.

Wskazówka: przed wysłaniem sprawdź, czy wskazany kod PKD jest zgodny z aktualną klasyfikacją — podobne nazwy mogą kryć różne zakresy działalności, a pomyłka może opóźnić wpis.

Jak zgłosić zmianę przedmiotu działalności elektronicznie przez PRS lub S24

Zmianę przedmiotu działalności spółki zgłasza się do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24. Oto najważniejsze kroki:

Wybierz właściwy system. Skorzystaj z PRS, jeśli notariusz sporządził umowę spółki. S24 wybierz, gdy spółka powstała na wzorcu umowy w tym systemie i później nie zmieniała danych przez PRS ani w formie papierowej.
Przygotuj zmianę przedmiotu działalności. Możesz zastąpić dotychczasowe kody PKD nowymi albo dodać lub usunąć tylko wybrane rodzaje działalności. Wskaż też działalność przeważającą i pozostałe rodzaje działalności.
Wypełnij wniosek elektroniczny. Zaloguj się i w PRS wybierz „Wnioski o zmianę” albo przygotuj zmianę w S24. Formularza KRS-ZM już się nie składa — potrzebne informacje wpisz bezpośrednio we wniosku.
Dołącz dokumenty potwierdzające zmianę. Dodaj wymagane dokumenty, na przykład uchwałę wspólników, każdy jako osobny plik. Dokumenty elektroniczne podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym. W przypadku dokumentów papierowych dołącz skan lub elektroniczny odpis zgodnie z wymaganiami. W S24 ręcznie dodaj wszystkie dokumenty, także sporządzone na podstawie dostępnych wzorów.
Podpisz i złóż wniosek. Podpis składają osoby uprawnione do reprezentacji spółki albo ustanowiony przez nie adwokat lub radca prawny. Inna osoba może przygotować wniosek, ale musi udostępnić go uprawnionemu użytkownikowi do podpisu. Wniosek składa osoba, która go przygotowała.
Opłać wniosek i monitoruj korespondencję. Opłata wynosi 250 zł w PRS lub 200 zł w S24; zapłać ją elektronicznie. Sąd i przedsiębiorca wymieniają pisma przez system teleinformatyczny, dlatego regularnie sprawdzaj konto i terminowo uzupełniaj ewentualne braki.
Zaktualizuj pozostałe rejestry. Po wpisie sprawdź, czy musisz zgłosić dane uzupełniające do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8 — co do zasady w ciągu 21 dni — oraz zaktualizować dane w CRBR w ciągu 7 dni, jeśli zmiana ich dotyczy.

Źródła:

https://zarzadwspolcezoo.pl/jak-wypelnic-krs-zm/
https://e-druki.pl/druk/krs-zm-zmiana-przedmiot-dzialalnosci-zalacznik-do-wniosku-o-zmiane-danych-w-rejestrze-przedsieb
https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/pobierz-wniosek-z-obszaru-systemu-krs
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou306

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Do czego służył formularz KRS-ZM?

KRS-ZM służył do zgłaszania zmian przedmiotu działalności podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, w tym dodawania i wykreślania kodów PKD oraz wskazania działalności przeważającej.

Czy w 2026 roku można złożyć papierowy formularz KRS-ZM?

Nie. Wnioski do KRS składa się elektronicznie, a kody PKD wpisuje się bezpośrednio we wniosku w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) albo w systemie S24. Papierowy KRS-ZM nie służy już do zgłaszania zmian.

Jak wybrać między PRS a S24?

PRS jest właściwy m.in. dla spółek, których umowę zawarto u notariusza. Z S24 można skorzystać, jeśli spółkę założono na wzorcu w tym systemie i później nie zmieniano jej danych poza S24.

Jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o zmianę kodów PKD?

Należy dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę, na przykład wymaganą uchwałę wspólników. Każdy dokument dodaje się jako osobny plik i podpisuje lub poświadcza zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Jakie opłaty i terminy wiążą się ze zgłoszeniem zmiany?

Opłata sądowa wynosi zwykle 250 zł przy zgłoszeniu przez PRS i 200 zł w S24. Po wpisie należy zaktualizować dane w CRBR w ciągu 7 dni, jeśli zmiana ich dotyczy, a dane uzupełniające w urzędzie skarbowym — co do zasady na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni.